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Active! mail アドレス帳データのインポート手順

Active! mail 6はファイルに保存されたアドレス帳データを取り込むことができます。

ここでは、CSV形式で保存されたファイルからデータをインポートする手順について説明します。

※CSV形式とは 各種データが「,」(カンマ)で区切られた形式のテキストファイルで、
  Microsoft Excel やメモ帳などで編集することができます。
  Microsoft Excel ファイルの拡張子は(*.csv)となります。


全体の手順

1. アドレス帳のデータをバックアップする
2. アドレス帳に登録するためのCSV形式ファイルを用意する
3. CSV形式ファイルからアドレス帳を登録する

 


 
  • 1.アドレス帳のデータをバックアップする

  • 大切なアドレス帳のデータを取り扱いますので、まずはActive! mail 6アドレス帳データの
    バックアップを行います。

     

    [手順1]
    メインメニューから「ツール」タブをクリックして「ツール」画面を表示します。

     

    regist_addrsbook_01_v01.PNG

     

    [手順2]
    「ツール」画面から「一般設定」をクリックします。

     

    regist_addrsbook_02_v01.PNG

     

    [手順3]
    「データのインポート/エクスポート形式」で「CSV形式」をクリックして、「適用」をクリックします。

     

    regist_addrsbook_03_v01.PNG

     

    [手順4]
    「変更を適用しました。」のメッセージが表示されますので、「OK」をクリックします。

     

    regist_addrsbook_04_v01.PNG

     

    [手順5]
    メインメニューから「アドレス帳」タブをクリックして「アドレス帳」画面を表示します。

     

    regist_addrsbook_05_v01.PNG

     

    [手順6]
    「アドレス帳」画面の上部にある「アドレス操作」メニューから「一括エクスポート」をクリックします。

     

    regist_addrsbook_06_v01.PNG

     

    [手順7]
    ファイルの保存画面が表示されますので、保存先を指定してください。ブラウザによっては保存画面を表示せずに、規定のダウンロード先に保存する場合もあります。
    その場合は、ファイルが保存されたことを確認するようにしてください。

     

    regist_addrsbook_07_v01.PNG

     

     
  • 2.アドレス帳に登録するためのCSV形式ファイルを用意する

  • 「1. アドレス帳のデータをバックアップする」で保存したCSV形式ファイルに新しいアドレス帳の
    データを追加入力する手順を説明します。

    この手順では、Microsoft Excelでファイルを編集する方法を説明します。

    [手順1]
    Microsoft Excelを開きます。

     

    regist_addrsbook_08_v01.PNG

     

    [手順2]
    メニューから「ファイルを開く」を行って、 「1. アドレス帳のデータをバックアップする」で保存したCSV形式ファイルを開きます。

     

    regist_addrsbook_09_v01.PNG

     

    [手順3]
    CSV形式ファイルを開いたら、「1. アドレス帳のデータをバックアップする」で保存した
    アドレス帳データが表示されますので、一度「名前を付けて保存」を行います。

     

    regist_addrsbook_10_v01.PNG

     

    [手順4]
    「名前を付けて保存」画面から保存先フォルダおよびファイル名を指定してください。

    ファイルを保存する場合は、必ず新しい名前を付けて保存して下さい。
        「1. アドレス帳のデータをバックアップする」で保存したCSV形式ファイルは、
        作業前の状態に戻したい場合には必要ですので、大切に保管しておいてください。

     

    regist_addrsbook_11_v01.PNG

     

    [手順5]
    【1】アドレス帳の登録データが表示されていますので、内容を確認します。


    アドレス1件が1行で表示されます。
    ※1行目は項目名で、2行目以降がアドレス帳データです。

    regist_addrsbook_12_v01.PNG

     

    <Active! mail 6のアドレス帳上の項目とCSVファイルの対応表>
    Active! mail 6
    アドレス帳項目名
    CSVファイル1行目に
    記述する文字列
    サンプルデータ
    ふりがな※入力必須 HURIGANA ほうせい はなこ
    名前※入力必須 NAME 法政 花子
    メールアドレス
    ※入力必須
    EMAIL xxxx.xxxx.xx@adm.hosei.ac.jp
    組織名 ORGANIZATION 法政大学
    部署 DEPART 総合情報センタ
    役職 TITLE 専任職員
    電話1 TEL1 03-1234-xxxx
    電話2 TEL2
    電話3 TEL3
    FAX FAX 03-1234-xxxx
    COUNTRY 日本
    郵便番号 ZIP 123-4567
    都道府県 STATE 東京都
    市区町村 CITY 千代田区富士見
    番地 ADDRESS
    URL URL http://www.hosei.ac.jp/
    メモ MEMO
    フォルダのパス ADDRPATH ※アドレス帳をフォルダ分けして登録する
      場合に入力します。
      例) 職員/市ヶ谷キャンパス
           と記載した場合
         regist_addrsbook_13_v01.PNG

    【2】最終行から、Active! mail 6のアドレス帳に追加で登録したいデータを入力します。

     

    regist_addrsbook_14_v01.PNG


    ふりがな(HURIGANA)、名前(NAME)、メールアドレス(EMAIL)の列は入力必須です。
        これらが入力されていない場合は、アドレス帳に取り込めません。

     

    [手順6]
    編集後ファイルを上書き保存します。

     

    regist_addrsbook_15_v01.PNG

     

     
  • 3.CSV形式ファイルからアドレス帳を登録する

  • 「差分インポート」機能を利用して、用意したCSV形式ファイルをActive! mail 6のアドレス帳に登録します。

     

    [手順1]
    メインメニューから「アドレス帳」タブをクリックして「アドレス帳」画面を表示します。

     

    regist_addrsbook_05_v01.PNG

     

    [手順2]
    「アドレス帳」画面の上部にある「アドレス操作」メニューから「差分インポート」をクリックします。

     

    この操作によって「2. アドレス帳に登録するためのCSV形式ファイルを用意する」で作成
    したデータが登録されます。登録するメールアドレスのデータが既にActive! mail 6の
    アドレス帳に存在した場合は、内容が上書きされます。

     

    regist_addrsbook_16_v01.PNG

     

    「一括インポート」は利用しないでください!
          「アドレス操作」メニューから「一括インポート」を行うと、Active! mail 6のアドレス帳
          およびグループすべて削除された後に、
          「2. アドレス帳に登録するためのCSV形式ファイルを用意する」で作成したデータで登録
          されます。
          Active! mail 6ではグループの設定をバックアップ・インポートすることができない仕様
          ですので、既存のグループは手動で再生成する必要があります。

     

    [手順3]
    「アドレス帳差分インポート」のウィンドウが表示されましたら、「参照」をクリックします。

     

    regist_addrsbook_17_v01.PNG

     

    [手順4]
    「参照」ボタンをクリックすると、「ファイルの選択」画面が表示されます。読み込むファイルを指定し、「開く」ボタンをクリックします。

     

    regist_addrsbook_18_v01.PNG

     

    [手順5]
    ファイルの参照先を確認し、「OK」ボタンをクリックします。

     

    regist_addrsbook_19_v01.PNG

     

    [手順6]
    「アドレス帳」画面に、新しいデータが追加されていることを確認します。

     

    regist_addrsbook_20_v01.PNG

     

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    更新:2010年10月 7日

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