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文書管理簡易マニュアル

文書管理

機能概要
文書管理機能では、ワーキンググループ内で共有する文書などを一元管理(追加・更新・参照)することができます。

現在、ログイン直後に表示されるトップポータル画面より文書管理を開くと自分が所属しているワーキンググループ名のフォルダが使用できる状態になっています。

このフォルダの配下に、さらにサブフォルダを作成したり、文書ファイルを登録することが可能です。
アクセス権はフォルダ単位で設定することが可能で、サブフォルダ毎に設定することも可能です。

なお、文書の共有はワーキンググループ毎に設定が必要です。
他の部局の方と文書を共有したい場合は共有するためのフォルダを新規に作成する必要があります。
新規のフォルダ作成には、ワークフロー機能によるワーキンググループ作成申請が必要となります。

※ワークフロー機能による申請につきましては、現時点ではフォルダの作成申請はできません。
  新規フォルダをお作りになりたい場合は、net2010ユーザ支援担当宛まで、
  メールをお願いします。

メールアドレス net2010-qa@ml.hosei.ac.jp


文書を登録する

文書管理に文書を登録する方法を説明します。


【手順1】
メニュー内の「文書管理」をクリックすると、「文書一覧」画面が開きます。

desknets_i_0.png

【手順2】
「文書一覧」画面を開くと、自分が所属しているワーキンググループ名のフォルダが表示されます。
使用するフォルダ(ワーキンググループ名)を選択して「新規文書登録」ボタンをクリックします。

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【手順3】
「文書の登録」画面より、登録する文書の文書情報を入力します。入力が終わったら「OK」ボタンをクリックしてください。

desknets_i_2.png

【手順4】
「ファイル(※)」項目の「添付」ボタンをクリックします。

desknets_i_3.png

【手順5】
「添付ファイルの追加」画面より、ファイル選択の「参照」ボタンをクリックし、登録したいファイルを選択します。
選択後、「追加↓」ボタンをクリックすると、選択したファイルが添付ファイル一覧にファイルが追加されます。
追加が完了したら「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_4.png

○アクセス権を付与したい場合

【手順6】
「文書の登録」画面より「アクセス権設定」から「選択」ボタンをクリックします。

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【手順7】 「アクセス権の設定」画面より、グループ単位で公開したい場合は「グループ選択」、ユーザ個人単位で公開したい場合は「ユーザ選択」をクリックします。

desknets_i_6.png

○グループ単位で公開したい場合

【手順8】
以下の画面より、グループ名の左にあるチェックボックスをチェックし、「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_7.png

○ユーザ単位で公開したい場合

【手順9】
以下のような三分割された画面が開きます。

desknets_i_8.png

【手順10】
「氏名から検索」の画面に氏名、ふりがな、役職名、メールアドレス、電話番号のいずれかを入力し 「検索」ボタンをクリックします。

desknets_i_9.png

【手順11】
右上の画面に検索結果が表示されます。アクセス権を設定したいユーザの氏名にチェックを入れ、「選択行追加」のボタンをクリックしてください。

desknets_i_10.png

【手順12】
「追加ユーザ一覧」の画面に、手順8で選択されたユーザ情報が表示されていることを確認し、「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_11.png

【手順13】
手順8、または、手順9~12を実行後、「アクセスの設定」画面に追加したグループ、および、ユーザが表示されます。

desknets_i_12.png

【手順14】
グループ、および、ユーザをクリックし、[追加]、[変更]、[削除]の「ON/OFF」ボタンをクリックします。
クリック後、「OK」ボタンをクリックします。
※アクセス権を解除する場合は、もう一度「ON/OFF」ボタンをクリックしてください。

desknets_i_13.png

【手順15】
「文書の登録」画面で「OK」ボタンをクリックすると、文書が登録され、文書一覧画面に表示されます。

desknets_i_14.png

文書を参照する

文書管理に登録した文書を参照する方法を説明します。


【手順1】
メニュー内の「文書管理」をクリックすると、「文書一覧」画面が開きます。

desknets_i_15.png

【手順2】
「文書一覧」画面より、閲覧したい文書が保存されているフォルダをクリックします。

desknets_i_16.png

【手順3】
クリック後、閲覧する文書の情報が表示されますので、「タイトル」リンクをクリックします。

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【手順4】
「文書の変更」画面より、閲覧したいファイル名をクリックすると、ファイルをダウンロードします。

desknets_i_18.png

文書を変更する

文書管理に登録した文書を変更する方法を説明します。


【手順1】
メニュー内の「文書管理」をクリックすると、「文書一覧」画面が開きます。

desknets_i_19.png

【手順2】
「文書一覧」画面より、閲覧したい文書が保存されているフォルダをクリックします。

desknets_i_20.png

【手順3】
クリック後、閲覧する文書の情報が表示されますので、「タイトル」リンクをクリックします。

desknets_i_21.png

【手順4】
「文書の変更」画面より、 文書情報の変更を行い、「OK」ボタンをクリックします。
文書情報の各項目については「ドキュメントを登録する」手順3を参照してください。

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文書を削除する

文書管理に登録された文書を削除する方法を説明します。


○文書の変更画面から削除する手順

【手順1】
「文書を変更する」手順の手順1~4に従い、「文書の変更」画面を開きます。
画面左上の「削除」ボタンをクリックします。

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○文書一覧画面から削除する手順


【手順1】
「文書を変更する」手順の手順1、手順2に従い、文書一覧画面を開きます。
削除したい文書のタイトルの左にあるチェックボックスにチェックを入れ、「削除」ボタンをクリックします。

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【手順2】
確認画面が表示されますので、「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_25.png

文書を移動する

文書管理に登録された文書を他のサブフォルダに移動する方法を説明します。
「テスト」というフォルダに登録されている文書を「テスト01」フォルダに移動させる手順を例に説明します。


【手順1】
「文書を変更する」手順の手順1、手順2に従い、文書一覧画面を開きます。
移動したい文書が格納されているフォルダを選択し、対象の文書を表示します。
文書のタイトルの左にあるチェックボックスにチェックを入れ、「他フォルダへ移動」ボタンをクリックします。

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【手順2】
移動先にしたいフォルダのボタンをクリックして決定します。決定したら「他フォルダへ移動」をクリックします。

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文書を検索する

文書管理に登録された文書を検索する方法を説明します。


【手順1】
トップポータルのメニュー内の「文書管理」をクリックすると、「文書一覧」画面が開きます。

desknets_i_28.png

【手順2】
「文書一覧」画面右の「文書検索」画面に検索情報を入力し、「検索」ボタンをクリックします。

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○入力する検索情報について
 下記の情報のいずれかを入力し、「検索」ボタンを押してください。

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【手順3】
検索結果画面が表示されます。

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サブフォルダを作成し、アクセス権を設定する

文書管理に登録された文書を公開し、他のユーザが文書に対して追加・変更・削除・参照できるようにする方法を説明します。


【手順1】
メニュー内の「文書管理」をクリックすると、「文書一覧」画面が開きます。

desknets_i_32.png

【手順2】
「文書一覧」画面より、自分が所属するワーキンググループ名のフォルダをクリックし、「フォルダ整理」の「作成」ボタンをクリックします。

desknets_i_33.png

【手順3】
「フォルダの登録」画面より、任意のフォルダ名を入力し、「アクセス権および通知メール設定」項目の「選択」ボタンをクリックします。

desknets_i_34.png

【手順4】
「アクセス権および通知メール設定」の画面より、グループ単位で公開したい場合は「グループ選択」、ユーザ個人単位で公開したい場合は「ユーザ選択」をクリックします。

desknets_i_35.png

※サブフォルダへアクセスできるのは、親フォルダへアクセスできるユーザ、またはグループに限られます。
 親フォルダとは、
「ワーキンググループ」フォルダの直下に存在する、各ワーキンググループの名前がついているフォルダです。  下の場合「テスト」が親フォルダ、「テスト01」がサブフォルダにあたります。

desknets_i_36.png

○グループ単位で公開したい場合

【手順5】
以下の画面より、グループ名の左にあるチェックボックスをチェックし、「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_37.png

○ユーザ単位で公開したい場合

【手順6】
以下のような三分割された画面が開きます。

desknets_i_38.png

【手順7】
「氏名から検索」の画面に氏名、ふりがな、役職名、メールアドレス、電話番号のいずれかを入力し「検索」ボタンをクリックします。

desknets_i_39.png

【手順8】
右上の画面に検索結果が表示されます。アクセス権を設定したいユーザの氏名にチェックを入れ、「選択行追加」のボタンをクリックしてください。

desknets_i_40.png

【手順9】
「追加ユーザ一覧」の画面に、手順8で選択されたユーザ情報が表示されていることを確認し、「OK」ボタンをクリックします。

desknets_i_41.png

【手順10】
手順5、または、手順6~9を実行後、「アクセス権及び通知メール設定」画面に追加したグループ、および、ユーザが表示されます。

desknets_i_42.png

【手順11】
グループ、および、ユーザをクリックし、[追加]、[変更]、[削除]の「ON/OFF」ボタンをクリックします。
クリック後、「OK」ボタンをクリックします。
※アクセス権を解除する場合は、もう一度「ON/OFF」ボタンをクリックしてください。

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【手順12】
「フォルダの登録」画面より、追加したユーザが画面内に表示されていることを確認し、「OK」ボタンをクリックします。

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サブフォルダを変更します。

サブフォルダのアクセス権などの情報を変更する方法を説明します。


【手順1】
「サブフォルダを作成し、アクセス権を設定する」の手順1、手順2に従って 文書一覧画面を開き、変更したいフォルダを選択して、「編集」ボタンをクリックします。 desknets_i_45.png

【手順2】
「フォルダの変更」画面が表示されます。タイトル、フォルダの位置、アクセス権を変更できます。
アクセス権の設定方法は「サブフォルダを作成し、アクセス権を設定する」の手順3から手順11を参照してください。

desknets_i_46.png

【手順3】
フォルダのアクセス権を変更したとき、そのフォルダの配下にフォルダ、文書が存在する場合「アクセス権変更確認画面」が表示されます。
表示された4つの項目のいずれかを選択し、「OK」をクリックしてください。

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サブフォルダを削除する

サブフォルダを削除する方法を説明します。


【手順1】
「サブフォルダを作成し、アクセス権を設定する」の手順1、手順2に従って 文書一覧画面を開き、削除したいフォルダを選択し、「削除」ボタンをクリックします。

desknets_i_48.png

【手順2】
確認画面が表示されますので、「OK」ボタンをクリックしてください。

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更新:2010年10月29日

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